Usability & ontwikkeling interne applicatie voor gemeenten: DPS-matrix
Over RCF en BOEK-gemeenten
Het RCF Kenniscentrum Handhaving begeleidt onder meer de afdeling sociale zaken bij gemeenten bij hun zoektocht naar methoden en instrumenten om verhoogd
kans- en risico gestuurd te kunnen werken.
Samen wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een ICT applicatie in de vorm van een Diagnose- Plan- en Sturingsinstrument, een integraal instrument waar de
"Matrix kansen en risico's" onderdeel van is. De methode biedt een zorgvuldige, eenduidige en gebruiksvriendelijke manier van diagnosticeren waarbij de klant centraal staat.
Ondersteunende website
Ondersteunend aan de uitrol van de applicatie werd er een informatieve website - met bijbehorende nieuwsbrief en logo - ontwikkeld:
mindergedoe.nl. Deze website zorgt ervoor dat alle gemeenten in Nederland zien wat de genomen stappen en
de huidige ontwikkelingen zijn rond de DPS matrix.
Zowel methode, applicatie als website zorgen uiteindelijk voor de bij de start uitgesproken wens; minder gedoe!
Van Excel naar web-based applicatie
De DPS-matrix kreeg initieel vorm in een Excel-sheet. De voordelen van de werkwijze werden hierbij bevestigd. De uitvoering in Excel bleek in de praktijk
echter onhandelbaar en voorzien van diverse veiligheid- en gebruiksrisico's. De wens vormde zich om het geheel in een makkelijk te beheren (web-based)
tool te gieten.
'Bruikbaarheid' was daarbij een van de belangrijkste eisen. Alles casemanagers bij de diverse gemeenten moesten simpel met de tool kunnen werken, 'minder gedoe'
was het credo. (factor tachtig) heeft in dit traject haar jarenlange ervaring op het gebied van usability ingezet en met de verse blik van een 'buitenstaander'
de te nemen stappen binnen deze tool onder de loep genomen.
Een aantal gebruikers werd actief bij het ontwikkelen van de logica betrokken en gedurende het traject werd meerdere keren structuur, lijntekeningen en vormgeving
teruggekoppeld naar de projectgroep. Deze samenwerking resulteerde uiteindelijk niet alleen in een verrassend intuitieve applicatie, maar ook in een goede acceptatie
binnen de projectgroep.
Projectmanagement en begeleiding technische uitvoering
(factor tachtig) heeft - bewust - niet de technische capaciteit in huis om een dergelijke applicatie uit te voeren. Samen met het DPS team is gewerkt aan een
aanbesteding voor de technische uitvoering. Daarbij is uiteindelijk gekozen voor de partij die het beste op de wensen aansloot. In samenwerking met de BOEK
gemeenten heeft (factor tachtig) gedurende de eerste uitrol de technische partij aangestuurd om tot het best haalbare resultaat te komen.
Resultaat
De applicatie is inmiddels tot volle tevredenheid bij de BOEK-gemeenten in gebruik. Gebruiksvriendelijk van opzet, daardoor zelfstandig te gebruiken - iedereen
die maar een beetje kan omgaan met een computer kan zijn weg vinden - en ook door de applicatiebeheerders simpel te onderhouden. Belangrijk is ook de hogere
acceptatie van het proces rond DPS, dit uit zich in landelijke aandacht en de vele gemeenten die gebruik willen gaan maken van deze applicatie.
