Concept ontwikkeling én uitrol t.b.v. evenement:
VNSG Congres

Over het VNSG Congres

Een initiatief van de Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers (VNSG) met als doel interactie te creëren tussen de leden van de VNSG, SAP gebruikers en SAP Nederland. Dit tweedaags IT-Congres, inclusief feestavond, is uitgegroeid tot een zeer gewaardeerd nationaal ontmoetingspunt, waar SAP gebruikers, partners en andere geïnteresseerden (prospects, klanten, sponsoren en pers) samen komen. Het is voor de ±2100 bezoekers de plek bij uitstek om ervaringen uit te wisselen, te netwerken en op de hoogte te blijven van de nieuwste SAP ontwikkelingen.

Wat is er nieuw in 2011?

Het VNSG Congres is een begrip. Toch wilde de organisatie ook dit jaar weer meer en beter. In 2011 werden er nieuwe wegen ingeslagen om de prijs en kwaliteit van het congres te laten stijgen en de tevredenheid toe laten nemen. Daarom koos het VNSG Congres ondermeer na twaalf jaar Maastricht voor een nieuwe inspirerende locatie: Conferentiecentrum Martiniplaza in Groningen. De organisatie uitte daarnaast de wens de algehele communicatie creatiever en multi-kanaals in te willen steken én SAP en sponsoren meer te willen betrekken. Tot slot werd het programma dit jaar afwisselender en interactiever opgezet.

 

Thema en Concept

Elk jaar wordt het congres rondom een specifiek thema opgebouwd. Voor 2011 werd dat 'Krachtige verbindingen'. De achterliggende gedachten: krachtige verbindingen binnen de SAP-oplossingen, de eigen organisatie en het persoonlijke netwerk zorgen voor een sterker geheel. (factor tachtig) vertaalde dit thema door naar het campagne-beeld; de molecuul. Alles om je heen bestaat immers uit kleine deeltjes; moleculen. Krachtige verbindingen in optima forma! Deze molecuul, en de gedachte daarachter, kwamen deze editie als een rode draad terug in alle communicatie uitingen. (factor tachtig) ging vervolgens actief aan de slag met de doorvertaling hiervan, van e-mail tot mogelijkheden op de beursvloer.

 

Het middelpunt in de communicatie

Wireframes en ontwerp leidden tot een bij-de-tijdse website: www.vnsgcongres.nl. Wireframes en ontwerp werden vervolgens - gebaseerd op het content beheer systeem Drupal - uitgewerkt en gekoppeld aan de reeds aanwezige registratie-techniek en sprekersdatabase. De in de deze database reeds aanwezige data werd omgezet in een overzichtelijk programma wat in verschillende lagen specifieke informatie toonde. Om het de bezoeker nóg makkelijker te maken werd dit programma vervolgens voorzien van filters en een zoek-functie.

Specifieke sponsor-landingpages gaven de diverse sponsoren een eigen platform om hun aanwezigheid op het congres te promoten. Sponsoren kregen middels een slimme BI-koppeling inzicht in de stand van zaken op registratie-vlak.

 

Op de site aanwezige functionaliteit van onder andere Twitter, Youtube, Flickr en Facebook, als ook een rating-mogelijkheid waarmee de populairste presentaties zichtbaar werden verhoogden de betrokkenheid van de bezoeker, boodt de organisatie meer gevoel bij haar doelgroep en verhoogde de interactie. Een LinkedIn-koppeling werd inventief geintegreerd; deelnemers konden na registratie met behulp van hun LinkedIn account vooraf kennis maken met andere deelnemers - of sprekers - en de krachtige verbinding leggen. Uiteraard ontbrak ook een mobiele landingpage niet.

Middels 'Add-This' - aangevuld door een eigen tell-a-friend functie - werd de deur om laagdrempelig een link door te sturen verder open gezet. Hierdoor werden bezoekers in staat gesteld snel collega's op www.vnsgcongres.nl te wijzen. Een slimme teller hield bij welke deelnemers de meeste registraties oplevert. Deze werden \ vervolgens beloond met een onvervalste 'vip-treatment' tijdens het congres.

Van E-mail tot Movie

Naast het concept en de website verzorgde (factor tachtig) gedurende de aanloop naar het congres diverse ondersteunende elemenenten. Onder andere teksten voor de diverse E-mails rondom het congres werden opgezet, de social media kanalen werden in lijn gezet, een twitter-stream en campagne werd ingericht en inhoudelijk van vulling voorzien en met behulp van prezi werden presentaties uitgewerkt ten behoeve van het interne netwerk én de opening van het congres.

 

Naast een sponsor flyer werd een serie films werd geproduceerd. (factor tachtig) werkte hiervoor de rode draad uit; de letterlijke verhuizing van de oude locatie Groningen naar de nieuwe locatie Maastricht. Bekijk de gehele treinreis in 4 delen op YouTube.

Het héle plaatje

Tot slot werd ons gevraagd mee te denken over indeling en het design van de eerste editie van de VNSG Congres App, verkrijgbaar voor iPhone en Android. Kortom, écht een project waar we warm voor lopen; van concept tot uitvoering - in álle facetten.